המדריך האולטימטיבי שלך לשירותי אחזקת נכסים

מגביית שכר דירה ועד סיוע בתיקונים, כמנהל נכסים או שטחי משרד, זמן רב מושקע בכל הנוגע לניהול הפעילות של העסק. תחזוקת הנכס חיונית כדי לשמור על ערכי הנכס שלך ועל שביעות רצון העובדים שלך.

כאן נסביר מדוע חיוני להתעדכן בתחזוקת הנכס, נספק כמה טיפים שימושיים ונראה לך כיצד לייעל את התהליכים שלך כדי לספק חווית לקוח מהשורה הראשונה.

כבר ידוע כמה חשובה התחזוקה, אולם עמידה בקצב של כל זה יכולה להיות מאתגרת, וזו הסיבה שחשוב שתהיה תוכנית תחזוקת נכס. כאשר אין לך תוכנית, ניתן להתעלם בקלות מהאחזקה, וההשלכות עלולות להיות יקרות ואף מסוכנות.

קיום תוכנית תחזוקה יכולה לסייע בהפחתת סיכונים פוטנציאליים, כגון פציעות מנפילת חומרי בניין או שריפות מתאורת חוטית גרועה. אף מנהל נכס לא רוצה להתמודד עם תביעות של רשלנות בבית המשפט, להתמודד עם פרמיות ביטוח מרקיעות שחקים, או לחוות ביקורות שליליות. כדי למנוע בעיות חמורות, חיוני להתעדכן בתחזוקה ולנקוט באמצעי מניעה.

מלבד הפחתת הסיכון לפציעות ופגיעה ברכוש עבור עצמך, הצוות שלך, הספקים והתושבים, מערכת תחזוקה טובה יכולה להוות בידול תחרותי בכל הנוגע למשיכת לקוחות ושמירה עליהם. לדוגמה, בהתבסס על סקר שנערך על ידי AppFolio, שוכרים שלא היו מרוצים מחברת ניהול הנכסים שלהם דיווחו על בעיות הקשורות לתגובה וזמן פתרון לבקשות תחזוקה כסיבה הנפוצה ביותר לכך. 52.7% מהשוכרים אמרו שהם יעזבו או לא ישכירו מלכתחילה אם לא יהיו מרוצים מחברת ניהול הנכסים שלהם.

להלן מספר סיבות נוספות מדוע חיוני לקיים תוכנית לתחזוקת נכס:

ערך נכס מוגדל: נכס מתוחזק יחזיק ערך או יהנה מעליית ערך. היעדר תיקונים יגרע משווי השוק של הנכס וממחירי השכירות.

דיירים ועובדים מרוצים: תחזוקה לקויה של מבנים, נכסים ומוצרי חשמל תגרום לחוסר שביעות רצון, מה שעלול להוביל לביקורות שליליות, להגברת הנטישה ולעוד משרות פנויות.

עלויות מופחתות: מערכת ניהול נכסים יעילה יכולה לעזור לחסוך כסף על ידי מזעור סיכונים, הארכת חיי המכשירים והציוד, ושחרור הצוות שלך להתמקד במתן רמות שירות גבוהות יותר.

פחות עבודה: יש לך כבר הרבה עבודה לעשות. באמצעות מערכת תחזוקת מבנים, ניתן לצמצם את הזמן המוקדש ליצירת קשר עם ספקים ובעלי מקצוע שונים, מעקב אחר הזמנות עבודה, הזנה ידנית של נתונים בתוכנות אחרות, תשלום חשבוניות והתמודדות עם מקרי חירום.

כיצד לספק שירות אחזקת נכס מעולה

תחזוקה יוצאת דופן וברמה גבוהה מספקת לך ולחברה שלך המון יתרונות. ובכל זאת, השגת היתרונות הללו מצריכה חברת ניהול אשר מסוגלת לתקשר עם דיירים ובעלי עניין, לנהל הזמנות עבודה, לנהל תקציב לעבודה ואספקה, ולספק תוצאות על פי לוחות זמנים. להלן 4 טיפים לזיהוי שירותי אחזקת נכסים מעולים:

תשובה לבקשות בזמן

חברת ניהול תחזוקה שתוודא שהדיירים והעובדים מרוצים וזאת על ידי מתן דרך נוחה לתקשר את הבעיה. היא גם צריכה להבטיח שמישהו מקבל את ההודעה ומטפל בתיקון העניין. מערכת המאפשרת לעובדים והדיירים לשרת את עצמם ולהגיש בקשות משלהם, ואפילו לעקוב אחר הסטטוס שלהם באינטרנט מקלה על הצוותים שלך ושלנו להגיב בזמן.

ביצוע תחזוקה מונעת שגרתית

כמו שאומרים, גרם של מניעה שווה קילו של תרופה. עליך ליצור לוח זמנים לתחזוקה מונעת עם משימות ספציפיות לביצוע על בסיס חודשי, עונתי ושנתי. תחזוקה מתוזמנת יכולה להאריך את החיים של נכסים יקרי ערך ולמזער את הסיכוי לתיקונים יקרים ודחופים.

מעקב וטיפול יעיל בהוצאות

כחברה לניהול נכסים, אנו גם צריכים לוודא שהקבלנים ובעלי המקצוע השונים מקבלים תשלום ועוקבים אחר התקציב וההוצאות. ללא תוכנת תחזוקה משולבת, ייתכן שתצטרכו לטפל בכל המשימות הללו באופן ידני, מה שעלול לגזול הרבה מהזמן של הצוות שלך ולהוביל לטעות אנוש. מערכת All-in-One הכוללת תכונות חשבונאיות מובנות יכולה להבטיח תשלום בזמן כך שלעולם לא נחמיץ חשבונית.

כיצד לשכור את חברת התחזוקה המתאימה

במקום לשכור קבלן או בעל מקצוע בכל פעם שמשהו צריך תיקון, או כל הזמן לבדוק את כל הנכסים שלך, לרוב זה משתלם יותר להזמין שירות מחברת אחזקה קבועה. העסקת חברה אמינה יכולה להקל בהרבה על העבודה שלך, לחסוך לך כסף ולהבטיח שהנכסים שלך ימשיכו לפעול בצורה חלקה. הנה כמה טיפים להעסקת חברת תחזוקה מתאימה מבלי לשבור את הקופה:

הגדרת אחריות

הדבר הראשון שעליך לעשות הוא לערוך רשימה יסודית של כל האחריות שהיית רוצה שחברת התחזוקה שלך תטפל בהן. רבים מאלה עשויים להיות כלליים, אך חשוב גם לחשוב על הצרכים הייחודיים של הנכסים והמשרדים שלכם כדי להבטיח שהחברה מעסיקה עובדים בעל הכשרות והסמכות מתאימות.

להיות ספציפי ככל האפשר לגבי האחריות והאתגרים הייחודיים של תחזוקת הנכס שלך יאפשר לך למצוא את החברה הכי מתאימה שאפשר. יתרה מזאת, מציאת עובדים עם ניסיון המותאם במיוחד לנכס שלך מקצצת בעלויות ההדרכה ובזמן.

לאחר שהכנתם רשימה של תחומי אחריות, צרו רשימה של שאלות או צרכים ואתגרים ייחודיים לכם, כדי שלא תבזבזו את זמנכם על חברת ניהול שלא יכולה לענות עליהם. ברגע שיש לך מספר מועמדים לניהול הנכס, הציפו את רשימת השאלות בתהליך באופן ספציפי ומעשי ככל האפשר, תוך מתן תרחישים ספציפיים שעלולים להתעורר בנכסים שלך. באופן אידיאלי, חברת התחזוקה שלך תוכל לנהל את הנכסים שלך ללא אישור מפורש שלך לכל פרט קטן, ולכן חשוב לבדוק את כישורי קבלת ההחלטות במהלך תהליך הבחירה.

תכונות שצריך לחפש

אתה צריך לחפש מישהו עם הכישורים והניסיון הנכונים שיתאימו לצרכי הנכסים שלך ומישהו שאתה יכול לסמוך עליו שיקבל החלטות שקולות ומחושבות היטב בעצמו כאשר הדבר נדרש. ככל שאתה מאמין שמועמד יכול לנהל יותר אחריות ועצמאות, כך תוריד יותר עבודה מסדר היום שלך. זה גם יחסוך לך כסף בעתיד, על ידי הפחתת הצורך שלך בקבלנים יקרים במצבים דחופים.

יתרונות השימוש בתוכנת תחזוקה לניהול נכסים

חלפו מזמן הימים של שימוש בעט ונייר לרשום מידע חשוב. היום בקשות התחזוקה שלך מסודרות במקום אחד בעזרת תוכנת תחזוקה מתקדמת. בעיות עלולות להתרחש מחוץ לשעות העבודה, כגון דליפת אינסטלציה רצינית, שיש לטפל בה באופן מיידי. בעזרת תוכנה תוכלו לצמצם את כמות השגיאות מתהליכים ידניים ולהשתמש באוטומציה לאיסוף ומעקב אחר כל הבקשות.התוכנה מסייעת לצוות שלך להשקיע פחות זמן בניהול בקשות תחזוקה ומקצר את הזמן שנדרש להגיב ולפתור את הבעיות. עם השירות שלנו, ניתן לנהל בצורה חכמה בקשות תחזוקה בכל שעה ביום או בלילה, והכל בפלטפורמה אחת.